ENTRE :

L'Etat, Ministère de la Culture et de la Communication, Direction régionale des affaires culturelles, représenté par Monsieur Jean ARIBAUD, Préfet de la Région Haute-Normandie,

et :

Le Conseil Régional de Haute-Normandie, représenté par Monsieur Alain LE VERN, Président du Conseil Régional de Haute-Normandie,

Il est convenu ce qui suit :

ARTICLE 1 : Objet de la convention

IIl est constitué entre l'Etat et la Région un fonds spécifique destiné à aider l'enrichissement des fonds patrimoniaux conservés par les bibliothèques des communes et des départements de l'Eure et de la Seine-Maritime. Ce fonds prend le nom de Fonds Régional d'Acquisition pour les Bibliothèques (F.R.A.B.).
Les modalités de la coopération entre l'Etat et la Région ainsi que celles du fonctionnement du comité technique régional font l'objet des articles suivants.

ARTICLE 2 : Buts du F.R.A.B.

Le F.R.A.B. doit permettre à l'Etat et à la Région de soutenir la politique que mènent les collectivités locales de Haute-Normandie en faveur de l'enrichissement des fonds patrimoniaux de leurs bibliothèques.
Les documents concernés sont de nature diverse : manuscrits, livres anciens, documents iconographiques, bibliophilie et reliure contemporaine …

Sont subventionnées, en priorité, les acquisitions de documents significatifs, quels qu'en soient le type et le support, dont le coût dépasse les possibilités budgétaires normales des collectivités.
Trois directions principales sont à retenir pour ces acquisitions :
· compléter les collections existantes de documents anciens, rares et précieux,
· développer les fonds dans le sens de leur spécificité régionale ou locale,
· assurer l'entrée dans les collections publiques de documents contemporains (livres d'artistes, livres de bibliophilie contemporaine, papiers d'auteurs, fonds constitués, estampes, …).

Par avenant signé en 1996, l'Etat et la Région ont choisi d'étendre l'intervention du F.R.A.B. à la commande de reliures contemporaines pour des documents précieux. Ces reliures, confiées à des artistes ou artisans de qualité reconnue, permettent d'améliorer la conservation des documents et contribuent à leur valorisation.

La perspective d'élargir la compétence du F.R.A.B. à des actions de restauration ou de valorisation de documents précieux pourra faire l'objet d'un examen pendant la durée de la présente convention.

ARTICLE 3 : Organisation administrative et financière

L'Etat et la Région contribuent à parité aux ressources du F.R.A.B, la parité s'appréciant globalement pour chaque année budgétaire. Les crédits provenant de l'Etat sont délégués sur le chapitre 43.92 article 50. Les crédits de la Région sont inscrits sur le chapitre 902.33 article 130.

Le fonds régional d'acquisition pour les bibliothèques est géré par un comité technique régional qui examine les dossiers présentés par les collectivités locales et propose une éventuelle intervention financière ainsi que son taux.
La décision relève en ce qui concerne l'Etat du Préfet de Région, en ce qui concerne la Région du Conseil Régional.

La somme allouée à la collectivité est versée à son compte sur présentation de la facture acquittée et au vu de la délibération du Conseil municipal. Ces documents sont adressés par la collectivité acquéreuse simultanément à la DRAC et à la Direction de la Qualité de la vie.
Le Comptable assignataire est Monsieur le Trésorier Payeur Général de la Seine-Maritime.

ARTICLE 4 : Composition et fonctionnement du Comité technique régional

Le comité technique régional est coprésidé par le Préfet de Région et le Président du Conseil Régional de Haute-Normandie ou leurs représentants.
Le secrétariat du comité est assuré par la Direction régionale des affaires culturelles de Haute-Normandie.
Les collectivités adressent leurs dossiers simultanément, et au plus tard quinze jours avant la date de la réunion du comité, au Préfet de Région (Direction régionale des affaires culturelles) et au Président du Conseil Régional (Direction de la Culture et de la Qualité de la vie).

Le comité technique régional du F.R.A.B. est composé de 9 membres titulaires :

a) Trois représentants de l'Etat :
·- Le Préfet de Région ou son représentant,
·- La Directrice Régionale des Affaires Culturelles ou son représentant,
· - Le Conseiller pour le livre et la lecture.

b) Trois représentants de la Région :
·- Le Président du Conseil Régional ou son représentant,
· - Un élu du Conseil Régional désigné par le Président,
·- La Directrice de la Culture et de la Qualité de la Vie ou son représentant.

c) Trois personnes choisies par le Préfet de Région et le Président du Conseil Régional de Haute-Normandie parmi les bibliothécaires, techniciens et historiens du livre de la région pour leurs compétences en matière de patrimoine écrit et documentaire.
Ces trois membres titulaires assistés de trois suppléants sont désignés pour une période de deux ans renouvelable.

d) A titre consultatif, un représentant du Conseil national scientifique du patrimoine des bibliothèques publiques, désigné par le Directeur du Livre et de la Lecture.

e) Le comité se réserve la possibilité d'inviter en tant que de besoin d'autres personnes choisies pour leurs compétences en matière de patrimoine écrit, de politique documentaire et de livres d'artiste.

ARTICLE 5 : Présentation et examens des dossiers

Les dossiers adressés doivent comporter une description précise du document à acquérir (notice bibliographique, reproduction, extrait de catalogue de vente, texte exposant l'intérêt du document ou de l'opération au regard des fonds spécifiques de la bibliothèque, mention d'expertise, devis).
Les rapporteurs des dossiers dans le comité technique régional sont les bibliothécaires ou les conservateurs des bibliothèques municipales concernées. Les rapporteurs ne prennent pas part aux délibérations. Cette clause est applicable aux membres du comité technique régional lorsqu'ils sont appelés à cumuler leurs fonctions avec celle de rapporteur.

Afin de préserver une cohérence nationale dans la politique d'enrichissement du patrimoine français, les dossiers seront transmis pour avis au Conseil national scientifique du patrimoine des bibliothèques publiques quinze jours avant la date d'examen par le comité technique régional. L'avis du Conseil national scientifique du patrimoine des bibliothèques publiques devra être connu avant la réunion du comité.

Le comité technique régional se prononce sur les dossiers qui lui sont présentés et propose, le cas échéant, l'attribution d'une subvention dont il détermine le taux.

ARTICLE 6 : Périodicité des réunions du comité technique régional

Le comité technique régional du F.R.A.B. se réunit au moins deux fois par an en session ordinaire.
Une procédure spéciale dite " d'urgence " pourra être mise en œuvre. Quand entre deux sessions du comité, une collectivité doit décider d'une façon urgente et pour un montant élevé de l'achat d'un document (vente publique, par exemple) il convient qu'elle adresse dans les plus brefs délais à la Direction régionale des affaires culturelles, au Conseil Régional et à la Direction du Livre et de la Lecture des éléments permettant d'apprécier l'intérêt de l'acquisition et sa valeur estimative. Elle a également à faire connaître par écrit à ces trois instances le montant maximum de sa propre intervention financière.
Les coprésidents du comité technique régional sont habilités à décider d'un commun accord, après consultation du Conseil national scientifique du patrimoine des bibliothèques publiques, de l'octroi d'une subvention et du montant maximum de celle-ci. Le montant effectif de la subvention allouée sera ensuite précisé en séance par le comité régional au vu du coût réel de l'acquisition.

ARTICLE 7 : Taux d'intervention du F.R.A.B.

Le taux d'intervention du F.R.A.B., qui pourra varier selon l'intérêt et la valeur du document ou du coût de l'opération ainsi que des moyens dont dispose la collectivité concernée, est compris entre 40% et 80 % de la valeur de l'acquisition et des frais inhérents ou du coût de l'opération, hors taxes.

ARTICLE 8 : Mesures à prendre par la collectivité

a) La collectivité bénéficiaire de la subvention devient propriétaire du document acquis grâce à l'intervention du F.R.A.B.
Elle doit le déposer dans la bibliothèque relevant de sa compétence pour laquelle a été formulée la demande et fournir les moyens de sa conservation et de sa mise en valeur. Ces conditions sont à apprécier sur la base de la réglementation relative au contrôle technique de l'Etat sur les bibliothèques publiques et en fonction des préconisations du Ministère de la Culture (Direction du Livre et de la Lecture).

b) La collectivité s'engage à inscrire l'acquisition à l'inventaire de sa bibliothèque avec la mention " Acquis avec l'aide du F.R.A.B., cofinancé par l'Etat (Ministère de la Culture/DRAC) et le Conseil Régional " et rappeler cette mention lors de toute présentation ou utilisation publique qui pourrait en être faite (exposition, publication, reproduction sur nouveaux supports).

c) Lorsque la demande leur sera faite, les collectivités bénéficiaires du F.R.A.B. s'engagent à remettre à la Direction régionale des affaires culturelles et au Conseil Régional les reproductions photographiques en couleur des documents acquis.

d) Le Conseil Régional et la Direction régionale des affaires culturelles pourront exploiter librement ces reproductions à l'intérieur des publications qu'ils éditent ou sur les bases de données dont ils assument la production à titre exclusif. La localisation précise des documents originaux devra être indiquée et les contraintes spécifiques relatives au droit d'auteur devront avoir été respectées par les collectivités s'il s'agit d'œuvres qui n'appartiennent pas encore au domaine public.

ARTICLE 9 : Financements complémentaires

Si une demande d'une importance exceptionnelle est présentée devant le F.R.A.B., les coprésidents peuvent saisir le Directeur du Livre et de la Lecture afin d'obtenir une subvention spéciale de l'Etat.

La collectivité désireuse de réaliser une acquisition exceptionnelle peut solliciter d'autres financements complémentaires auprès de collectivités ou d'entreprises.

ARTICLE 10 : Durée de la convention et modes de résiliation

Cette convention est conclue pour une durée de trois ans (2003, 2004, 2005), sous réserve de l'inscription budgétaire des crédits nécessaires à sa mise en œuvre par les deux parties signataires.

Une annexe financière précise chaque année le montant financier du F.R.A.B.

Les partenaires se réservent le droit de dénoncer chaque année la présente convention en tant que de besoin. Sa résiliation par l'une des parties signataires devra intervenir au plus tard trois mois avant son échéance annuelle.